Pokušaćemo da uprostimo i detaljno objasnimo slanje email-a: kada slati email, kako treba da izgleda, koja pravila važe u poslovnoj komunikaciji i koje greške treba izbegavati.
Šta je email bonton i zašto je važan?
Email bonton podrazumeva skup nepisanih i pisanih pravila ponašanja u elektronskoj komunikaciji. Pravilno napisan email:
- ostavlja profesionalan utisak
- smanjuje mogućnost nesporazuma
- povećava šanse za brz i pozitivan odgovor
- gradi poverenje i kredibilitet
Loše napisan email može delovati neozbiljno, nepristojno ili čak agresivno – čak i kada to nije bila namera.
Kada slati email?
Idealno vreme za slanje email-a
- Radnim danima: od 8:00 do 16:00
- Najbolji dani: utorak, sreda i četvrtak
- Izbegavati: kasne večernje sate, vikende i praznike (osim ako nije hitno)
Slanje email-a van radnog vremena može ostaviti utisak neorganizovanosti ili nametanja.
Kako treba da izgleda dobar email?
Profesionalni email ima jasnu strukturu i logičan tok.
- Naslov (Subject)
Naslov treba da bude:
- kratak
- jasan
- konkretan
Dobri primeri:
- Upit za ponudu – izrada web sajta
- Dogovor oko sastanka – 5. februar
Loši primeri:
- Pitanje
- Hitno!!!
- Molim Vas
- Pozdrav
U zavisnosti od nivoa formalnosti:
- Poštovani / Poštovana,
- Poštovani gospodine / gospođo,
- Zdravo (samo u neformalnoj komunikaciji)
U poslovnoj komunikaciji uvek je bolje biti formalniji nego previše opušten.
- Uvod
U prvoj rečenici jasno navedite razlog obraćanja:
- Zašto pišete
- Na šta se email odnosi
Primer:
Obraćam vam se povodom upita za SEO optimizaciju sajta.
- Glavni deo poruke
- Budite jasni i koncizni
- Koristite kraće pasuse
- Jedan email = jedna tema
Ako imate više pitanja, koristite numerisanu listu.
- Završetak i potpis
Na kraju email-a:
- zahvalite se
- navedite sledeći korak
- dodajte potpis
Primer završetka:
Hvala unapred na odgovoru.
Potpis treba da sadrži:
- ime i prezime
- naziv firme (ako postoji)
- broj telefona
- web sajt
Pravila pisanja email-a (email bonton)
Koristite profesionalan jezik
- Izbegavajte sleng
- Ne koristite emotikone u poslovnim email-ovima
- Ne pišite velikim slovima (deluje kao vikanje)
Pravopis i gramatika su obavezni
Greške u pisanju ostavljaju loš utisak. Pre slanja:
- pročitajte email bar jednom
- koristite spell-check alat
CC i BCC – koristite pametno
- CC: kada je neko informativno uključen
- BCC: kada ne želite da primaoci vide ostale adrese
Ne pretrpavajte email nepotrebnim primaocima.
Prilozi (attachments)
- Uvek navedite u tekstu da šaljete prilog
- Proverite da li ste ga zaista priložili
- Ne šaljite prevelike fajlove bez najave
Koliko dug treba da bude email?
Idealna dužina:
- do 200–300 reči
- dovoljno informacija, bez nepotrebnog teksta
Ako poruka zahteva duže objašnjenje – razmislite o pozivu ili sastanku.
Kako odgovoriti na email?
- Odgovorite u roku od 24 sata
- Ako nemate rešenje odmah – javite da ste primili poruku
- Citirajte deo poruke na koji odgovarate
Najčešće greške kod slanja email-a
- Prazan ili nejasan naslov
- Previše informalni ton
- Predugačak tekst
- Slanje email-a u afektu
- Zaboravljen prilog
Email bonton u savremenom poslovanju
Profesionalna email komunikacija je deo ličnog i poslovnog brenda. Dobar email može otvoriti vrata saradnje, dok loš može zatvoriti priliku – čak i pre nego što je počela.
Ulaganje vremena u pravilno pisanje i slanje email-a je mala, ali izuzetno isplativa navika.
Pravila slanja email-a nisu komplikovana, ali zahtevaju pažnju i kulturu komunikacije. Jasna struktura, pristojan ton i poštovanje sagovornika čine osnovu dobrog email bontona.
Ako želite da ostavite profesionalan utisak – neka svaki vaš email bude jasan, pristojan i smislen.
Tehnički aspekt slanja email-a (Gmail pravila i preporuke) – bonus
Pored sadržaja i stila, uspešno slanje email-a zavisi i od tehničkih pravila, posebno kada koristite Gmail, koji ima stroge filtere protiv spama.
Gmail pravila za uspešno slanje email-a
Gmail automatski analizira:
- reputaciju pošiljaoca
- sadržaj poruke
- način slanja (učestalost, masovno slanje)
- tehničku ispravnost domena
Ako se ne poštuju osnovna pravila, email može završiti u Spam ili Promotions folderu.
Tehnička podešavanja domena (SPF, DKIM, DMARC)
Za poslovne email adrese koje koriste sopstveni domen (npr. [email protected]), obavezno je:
- SPF zapis – definiše koji serveri smeju da šalju email u ime domena
- DKIM – digitalni potpis koji potvrđuje autentičnost poruke
- DMARC – pravilo koje govori Gmail-u šta da radi sa neautorizovanim porukama
Bez ovih zapisa, Gmail često označava poruke kao nebezbedne.
Pravila sadržaja koja Gmail ne voli
Izbegavajte:
- previše linkova u jednom email-u
- samo slike bez teksta
- reči poput: HITNO, GRATIS, 100% GARANTOVANO
- višestruke uzvičnike (!!!)
- slanje istog sadržaja velikom broju primaoca
Prirodan jezik i umeren ton imaju mnogo veću prolaznost.
Koliko često slati email preko Gmail-a?
- Ne šaljite veliki broj email-ova odjednom
- Izbegavajte masovno slanje sa običnog Gmail naloga
- Za newsletter i kampanje koristite specijalizovane alate (Mailchimp, Brevo, Sendinblue)
Masovno slanje sa Gmail-a može dovesti do privremenog ili trajnog ograničenja naloga.
Gmail ograničenja
- maksimalno ~500 email-ova dnevno (besplatan nalog)
- maksimalno ~2.000 email-ova dnevno (Google Workspace)
- ograničenje broja primalaca po poruci
Prekoračenje ovih limita može rezultirati blokadom slanja.
Kako poboljšati isporučivost email-a u Gmail-u
- koristite personalizaciju (ime primaoca)
- izbegavajte kopiranje istog teksta
- podstaknite odgovor (reply)
- proverite da li je domen na crnim listama
- redovno čistite listu neaktivnih kontakata
